On ne les voit guère, les intranets, mais cette discrétion cache beaucoup d'échecs: des systèmes trop complexes et vastes pour les collaborateurs, des concepts d'édition insuffisamment démocratiques ou encore des CMS inadaptés à cet usage. Sans compter des réalisations dont les factures atteignent des sommets qu'on préfère taire...

Pour aborder cette thématique avec les communes qui nous l'ont demandé, nous avons choisi de commencer modestement. Le parti pris est  d'offrir une solution assez simple, qui permet de ne pas assommer le collaborateur dès le lancement, de réduire l'investissement de départ et de s'offrir une première expérience pour voir, après un vécu de quelques mois, ce qu'il serait pertinent d'ajouter, en fonction de la manière dont les collaborateurs se seront appréhendés l'outil et de leurs desiderata.

Nous partons des exigences élémentaires d'un Intranet:

• Etre informé
• Communiquer
• S'organiser
• Savoir qui fait quoi et pouvoir entrer en contact
• Disposer du savoir interne nécessaire (règlement, méthodes, contacts, archives,...)
• Pratiquer le travail collaboratif au sein d'un service ou d'un projet transversal

Notre proposition de base comprend ainsi :

1. Des contenus ouverts à tous les collaborateurs (règlement, trombinoscope, formation, petites annonces, etc.)
2. Des contenus "service" réservés aux collaborateurs du service ad hoc et contenant toute la matière (méthodes, actualités, discussions) spécifiques à chaque service de l'organisation.
3. Des contenus qui sont réservés à tel ou tel utilisateur, parce qu'ils appartiennent à un groupe ou projet auquel a été invité le collaborateur. Ces contenus personnels sont la liste des groupes, les forums, les tâches, le calendrier. 

Dès la home page de l'intranet, l'utilisateur visualise ces trois
contextes : la collectivité (1), mon service ou département (2), mes activité dans mes groupes (3) :

Toujours sur la home page, l'utilisateur visualise également, dans le coeur de la page, tous les contenus récemment postés et auxquels il a accès (4), lui offrant ainsi une vision instantanée des nouveautés du site.

Reste une fonctionnalité spécifique, celle dite de "projet", qui permet de créer autant de projets que voulus dans l'intranet, projets qui sont dotés de leurs propres pages, actualités, événements, calendriers, taches, membres et forums. L'entrée dans un projet ouvre un menu contextuel (ci-dessous) qui permet d'agir directement sur les fonctionnalités et contenus du projet.

La gestion des rôles est elle aussi volontairement simple, nous distinguons ainsi:

• Les administrateurs du site, qui ont accès à tous les contenus et toutes les fonctionnalités. Seuls ces administrateurs peuvent ajouter des collaborateurs dans l'Intranet.
• Les chefs de services qui, en tant que responsables d'un service peuvent distribuer des tâches, ouvrir des groupes de projets, et déléguer l'administration d'un projet à un collaborateur.
• Les collaborateurs, qui peuvent lire tous les contenus "ouverts" et participer dans leur service et dans les groupes de projets auxquels ils ont été invités, en publiant des pages et actualités, en postant dans les forums et petites annonces.

Nous ajoutons au besoin à cette formule de base des formulaires de réservation, l'intégration d'applicatifs déjà utilisés dans l'organisation cliente, tels que données issues d'un serveur maison, agenda Google, etc.

Au final, la solution relativement standard et simple à mettre en oeuvre couvre 70 à 80% des besoins de base d'une collectivité publique ou association. Reste à la faire vivre et à l'animer pour identifier quels seront les 20 à 30% à ajouter pour faire le bonheur de notre public. Pas de panique, nous sommes toujours sur Drupal, parfaitement évolutif.

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